A munkaköri minimum

Úttörő módszer a munkakör teljesítményének optimalizálásában. A fókuszban a munkakör feladatainak megfelelő szintű elvégzése van, amely biztosítja a munkaköri teljesítmény javulását. Napi tanácsadási gyakorlatban, a fejlesztési folyamat első lépéseinek egyikeként használt, állandó fejlesztési elem.

Az eredményesség záloga: a professzionális munkaköri leírás dokumentáció

Ön is érezte már úgy, mintha nem egy hajóban evezne az alkalmazottaival, mintha nem ugyanazokat a célokat szeretnék elérni, még annak ellenére sem, hogy munkaköri leírás fogalmazza meg ezeket?
Bizonyára az Ön álma is az, hogy vállalkozása hatékonyan, gördülékenyen működő szervezet legyen, világosan leosztott szerepekkel, ahol mindenki tudja, mi a feladata, és pontosan tisztában van azzal, hogy mi az, amit elvárnak tőle.
A munkakörök szerepe a vállalat életében

Valójában minden cég munkakörökből épül fel, hiszen ezek a működésének alapját képezik. Azonban nem minden vállalkozó gondol arra, hogy ezekhez a munkakörökhöz világosan megfogalmazott munkaköri leírást is kapcsoljon. Ha a munkakör elvégzéséhez szükséges leírás hiányzik, akkor a szervezet életében előbb-utóbb eluralkodik a káosz, hiszen nem tudják az alkalmazottak, hogy mit várnak el tőlük, melyik munkafolyamat kinek a feladata.
Az sem ritka, hogy létezik ugyan munkaköri leírás, de csak a formaság kedvéért készült, tehát nem tölti be funkcióját.

A munkaköri leírásokkal és a munkaköri feladatok dokumentáltságával kapcsolatos hibák

Nem is gondolná, hogy milyen fontos a jól megfogalmazott, konkrétumokat tartalmazó munkaköri leírás. Rengetegen esnek abba a hibába, hogy gyorsan „összedobnak” egy dokumentumot, csak hogy legyen valami…
A munkaköri leírásokkal kapcsolatos hibák nagyon sokrétűek. Íme, néhány a leggyakrabban előfordulók közül:

• emberekre, konkrét személyekre építenek munkakörök helyett,
• az átlagos dolgozó sokféle feladatot kap, így egyiket sem tudja kellő hatékonysággal elvégezni,
• nem megfelelő az elkészült munkaköri leírás szerkezete,
• nem tartalmazza a szükséges elemeket,
• az érintettek nem értik a munkaköri leírás felépítésének lényegét, sorrendjét, az egyes folyamatok közötti összefüggéseket,
• nincs konkretizálva a felelősség, nincs világos feladatmegfogalmazás,
• nem fekteti le az alapvető szabályokat és elvárásokat.

Milyen a jó munkaköri leírás?

A jó munkaköri leírás

• minden szükséges információt tartalmaz, ellenben a felesleges elemeket nélkülözi,
• gyorsan és pontosan vázolja a dolgozó számára a munkájával kapcsolatos tudnivalókat,
• egyértelmű, kellően konkrét,
• lehetőséget teremt arra, hogy megtörténhessen más munkakörökkel való összekapcsolása,
• biztosítja, hogy követhető, mérhető legyen a ráfordítás, a teljesítés és az eredmények.

5+1 dolog, amely hozzájárul a munkaköri teljesítmény növeléséhez

Gyakori, hogy egy vállalat új munkaerőt alkalmaz, azonban nem mindegy, hogy ez a munkaerő milyen tempóban és milyen szinten tudja elsajátítani a munkavégzéséhez szükséges tudnivalókat. A professzionális munkaköri leírás meglétén kívül egy munkakör hatékony betöltéséhez az alábbi dolgokra van szükség:

1. A körülményekkel és a szükséges tudnivalókkal való megismerkedés.
2. A munka elvégzéséhez szükséges tudás rendelkezésre állása, illetve megszerzése.
3. Az új munkaerő felügyelet mellett történő gyakoroltatása.
4. Folyamatos kérdezési lehetőség biztosítása az új munkaerő számára.
5. Kontroll és visszajelzés a haladásról.
6. Vizsgáztatás.

Miért fontos tisztában lenni azzal, ha nem jó a munkaköri leírás?

Ahhoz, hogy minden dolgozó tudja, mit várnak el tőle, olyan munkaköri leírásra van szükség, ami pontosan meghatározza az elvégzendő feladatokat és azok mikéntjét. Ha ez nem derül ki belőle, akkor az a munkaköri leírás nincs megfelelően elkészítve, a dolgozó nem tudja, mit várnak tőle, és még az is előfordulhat, hogy a munkáltató nincs tisztában azzal, melyik beosztottján mit is kell számon kérnie.
Ezért a munkaköri leírás elkészítése előtt szükséges a munkaköri minimum meghatározása. Ha ez kimarad, akkor a munkaköri leírás használhatatlan lesz. Ellenkező esetben viszont nagyon is hasznos.

Úttörő módszer a munkakör teljesítményének optimalizálásában

Mivel a legtöbb vállalkozó profitorientált, így nem meglepő, hogy a gyors, érzékelhető eredmény elérése a célja. Ahhoz, hogy ez megvalósulhasson, egy úttörő terméket fejlesztettem ki, amely a munkaköri minimum nevet viseli.
Mit is takar pontosan ez a megnevezés? Olyan dolgokat, amelyeket biztosítani szükséges ahhoz, hogy megvalósulhasson a munkaköri teljesítmény növelése.
A fókuszban a munkakör feladatainak megfelelő szintű elvégzése van, amely biztosítja a munkaköri teljesítmény javulását.
A munkaköri minimum esetében ugyan nem készítünk munkaköri leírást, de biztosítunk minden szükséges információt a munkakörhöz tartozó feladatok sikeres elvégzéséhez.
(A munkaköri leírásra ezen a szinten még nincs szükség. Ezt majd egy magasabb dokumentáltsági szinten készítjük el, hiszen a munkakör formális és egységes keretbe történő megfogalmazása is lényeges.)

A munkaköri minimum keretében 5 dolgot kell szolgáltatni:

1. Eredmény
   Önnek, mint cégvezetőnek, meg kell tudnia mondani, hogy milyen eredményt vár el az adott munkakörben, és azt milyen határidővel, milyen keretek között és milyen minőségben szükséges elérni.
2. Feladatvégzés
   Ahhoz, hogy az eredményt el lehessen érni, meghatározott feladatokat kell elvégezni. Önnek meg kell tudnia mondani alkalmazottainak, hogy a feladatokat milyen módon, milyen ütemezésben, milyen időzítésben végezzék el ahhoz, hogy az eredmény létrejöhessen.
3. Erőforrások
   Azt határozza meg, hogy mi minden kell ahhoz, hogy a feladatokat el lehessen végezni, az eredményt el lehessen érni.
4. Nyilvántartás
   A feladatok követéséhez, az esetleges vezetői beavatkozáshoz, a kontrollhoz elengedhetetlenül szükséges, hogy valamilyen módon nyilván legyenek tartva a feladatok.
5. Kontroll
   Önnek minden körülmények között tisztában kell lennie azzal, hogy az adott munkakört mekkora költséggel lehet betölteni, a szükséges feladatok elvégzése milyen anyagi ráfordítást igényel.

A munkaköri minimum oktatócsomag segít abban, hogy a fenti pontok garantáltan biztosítottak legyenek az Ön vállalkozásában.
A digitálisan letölthető csomag tartalma:

• Táblázatok (sablonok és konkrét minták).
• Videó, amelyben elmagyarázom, hogy mire és miért van szükség, mit hogyan használjon.
• Hangfelvétel, amelyet bárhol, bármikor meghallgathat – függetlenül a videótól.

Szállítási költség: nincs